UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

Pengelolaan administrasi pembelian dengan prosedur permintaan pembelian, permintaan paenawaran harga, order pembelian, peneriamaan barang, dan prosedur pencatatan. Unit organisasi yang terkait dengan aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut :

1. Bagian Gudang
2. Bagian pembelian
3. Bagian Peneriamaan
4. Bagian hutang
5. Bagian Kartu Sediaan

Kegiatan yang dilakukan masing-masing bagian dalam aktivitas pembelian barang adalah sebagai berikut .

• BAGIAN GUDANG

                 Surat permintaan pembelian yang diajukan langsung oleh bagin-bagian yang memerlukan misalnya untuk barang-barang habis pakai, ada juga yang diajukan oleh bagian gudang yaitu untuk barang-barang gudang. Dalam hubungan dengan jenis barang supplies perusahaan yang disimpandi gudang dalam arti kelura masuk barang melalui gudang, kegiatan bagian gudang adalah sebagai berikut :

1. Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar, diserahkan pada bagian pembelian dan arsip pada bagian hutang .
2. Menerima Sutat Order Pembelian (SOP) sebagai informasi bahwa permintaan pembelian sudah dilaksanakan, kemudian diarsipkan menurut urutan nomor SOP .
3. Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan barang .
4. Mencatat data laporan penerimaan barang dalam kartu gudang .
5. Mengarsip laporan penerimaan barang menurut urutan nomor .

• BAGIAN PEMBELIAN

             Bagian pembelian berfungsi mengamati perkembangan harga barang, membuat surat permintaan penawaran harga, memilih pemasok barang, membuat surat order pembelian, dan mengawasi penerimaan barang dalam hubungan dengan order pembelian yang telah dikirimkan kepada pemasok.

Oleh karena itu kegiatan Bagian Pembelian adalah sebagai berikut .

 

1. Menerima surat permintaan pembelian dari bagian Gudang atau dari bagian lain .
2. Menbuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) rangkap 2, dalam hal barang yang diminta belum ada pada daftar langganan (pemasok) .